Byggdagbok – vad ska skrivas och varför

Varför byggdagbok?

När något går fel i ett projekt – ett hinder, en försenad leverans, en diskussion om vad som ingick – är det anteckningar från dagen det hände som räknas. Minnet räcker inte när frågan kommer upp vid slutreglering ett halvår senare.

Dagboken är också underlag för ÄTA, för tidsförlängning och för att visa att ni har följt upp väder och vinterförhållanden. Enligt standardavtalen ska entreprenören utan dröjsmål underrätta beställaren om hinder som påverkar tiden, och en dagbok med datum och foto gör det lätt att visa när och varför.

Vad ska stå i dagboken?

• Datum, väder och temperatur.
• Bemanning: egen personal och underentreprenörer, gärna antal per företag.
• Arbeten som utförts och var.
• Leveranser och maskiner på plats.
• Hinder, störningar och avvikelser – med orsak.
• Besök, möten och besked från beställaren.
• Foton på det som är viktigt.

Gör det till en vana

Skriv dagboken samma dag, gärna innan du lämnar bygget. Kort och sakligt räcker. Det viktiga är att det blir gjort varje dag – även de dagar där inget särskilt hände, för det är också information.

Skicka gärna veckans dagbok till beställaren. Då finns det ingen diskussion i efterhand om vad som var känt och när.

Digital dagbok

En digital dagbok i mobilen kan hämta väder automatiskt, lägga in foton direkt och skapa en PDF som skickas till beställaren. Den går inte att tappa bort och går att söka i när en fråga dyker upp.

Dagboken vid hinder och tidsförlängning

Om något hindrar arbetet – en ritning som inte kommit, en leverans från beställaren som är försenad, ett väder som gör att det inte går att gjuta – ska det framgå av dagboken samma dag. Skriv vad som hände, hur många som påverkades och vilka moment som fick vänta.

Anteckningen ersätter inte en formell underrättelse till beställaren, men den är beviset för att hindret fanns och hur stort det var. När tidsförlängning eller ersättning ska förhandlas i slutet av projektet är det de här anteckningarna som avgör.

Vanliga misstag

• Dagboken skrivs i efterhand för en hel vecka – detaljerna är borta.
• Bara det som gått bra skrivs ner, inte störningarna.
• Underentreprenörernas bemanning saknas.
• Muntliga besked från beställaren noteras inte.
• Foton ligger i någons privata telefon i stället för i projektet.