Relationshandlingar och slutdokumentation – så blir överlämningen klar

Vad är relationshandlingar?

Relationshandlingar är ritningar och beskrivningar som uppdaterats så att de visar hur byggnaden faktiskt utfördes. Ändringar under byggtiden – flyttade installationer, ändrade material eller ÄTA – förs in så att förvaltaren kan lita på handlingarna.

Vem som ska ta fram relationshandlingar och i vilket format står i kontraktet. Börja tidigt: markera ändringar på arbetsritningarna löpande i stället för att försöka minnas dem i slutet.

Vad ingår i slutdokumentationen?

Innehållet styrs av kontraktet, men brukar omfatta följande.

• Relationshandlingar.
• Drift- och underhållsinstruktioner (DoU) för installationer och material.
• Signerade egenkontroller och verifikationer enligt kontrollplanen.
• Provnings-, mät- och injusteringsprotokoll.
• Intyg, till exempel våtrums- och installationsintyg.
• Besiktningsprotokoll och dokumentation av avhjälpta fel.
• Förteckning över material och kemiska produkter.

Kontrollplan och slutbesked

Byggherren behöver visa att kontrollplanen är uppfylld för att få slutbesked från byggnadsnämnden. Därför är entreprenörens egenkontroller och intyg en viktig del av underlaget. Byggnaden får normalt inte tas i bruk förrän slutbesked finns.

Samla löpande – inte i slutet

Det vanligaste problemet är att dokumentationen jagas in de sista veckorna, från underentreprenörer som redan lämnat bygget. Bestäm vid startmötet vad som ska lämnas, i vilket format och när, och följ upp på byggmötena.

Med ett digitalt verktyg som samlar egenkontroller, protokoll och dokument per projekt kan hela pärmen tas fram som en PDF med innehållsförteckning när projektet är klart.

Struktur som förvaltaren förstår

Slutdokumentationen läses av människor som inte var med under bygget. Ordna den efter byggdelar eller system, med en innehållsförteckning som gör det lätt att hitta. Använd tydliga filnamn och samma struktur som beställaren angett i kontraktet.

Ange vilken version av varje handling som gäller. Gamla revisioner som ligger kvar utan markering skapar osäkerhet för den som ska använda dokumentationen.

Dagbok och protokoll som bevis

Byggdagbok, skyddsrondsprotokoll och ÄTA-beslut ingår inte alltid i det som lämnas till beställaren, men de ska sparas. De visar förutsättningar och beslut under byggtiden och kan bli avgörande vid tvister om tid, ersättning eller fel.

Hela pärmen som en PDF

Med dagbok, egenkontroller, skyddsronder, ÄTA och dokument samlade per projekt kan slutdokumentationen tas fram med några klick: välj delar och period, så skapas en PDF med framsida, innehållsförteckning och sidnummer.

Ritningsrevisioner som markerar vilken version som gäller gör det också enklare att lämna rätt relationshandlingar.